Hệ thống thông tin Quản lý Hộ tịch gồm có 3 phân hệ:
Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp xã
Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp huyện
Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp sở
I. Phân hệ Hộ tịch cấp xã, phường, thị trấn
Phân hệ hộ tịch cấp xã đáp ứng được tất cả các công việc về công tác quản lý đăng ký hộ tịch mà cấp xã phải làm: Đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hôn, đăng ký nhận nuôi con nuôi, đăng ký giám hộ, đăng ký nhận cha mẹ con, đăng ký cải chính hộ tịch, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Hệ thống In ra tất cả các biểu mẫu trả cho công dân theo đúng mẫu theo quy định của nghị định 158/2005/NĐ-CP (Cán bộ hộ tịch không còn phải viết tay các biểu mẫu).
Cung cấp các chức năng về cấp bản sao các giấy tờ về hộ tịch cho công dân theo quy định của nghị định 79/2007/NĐ-CP.
Hệ thống in ra biểu mẫu thống kê số liệu theo mẫu báo cáo thống kê của Bộ Tư pháp ban hành theo nghị định 158/2005/NĐ-CP (Cán bộ tư pháp không phải thống kê cộng sổ).
Hệ thống in ra tất cả các mẫu sổ đăng ký hộ tịch mà cấp xã quản lý ( Sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký khai tử, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nhận nuôi con nuôi, sổ đăng ký giám hộ, sổ đăng ký nhận cha mẹ con, sổ đăng ký cải chính hộ tịch)
Hệ thống thống kê các số liệu và in ra danh sách cho các ban ngành khác ở UBND xã, phường như Ban dân số, thống kê, quân sự, y tế….
II. Phân hệ hộ tịch cấp quận, huyện, thành phố
Phân hệ hộ tịch cấp quận, huyện đáp ứng tất cả các chức năng về đăng ký hộ tịch mà phòng Tư pháp cấp quận, huyện phải làm: Cấp lại bản chính giấy khai sinh, đăng ký cải chính hộ tịch (với người từ 14 tuổi trở lên), cấp lại bản sao các giấy tờ hộ tịch cho công dân.
Hệ thống in ra tất cả các biểu mẫu hộ tịch theo mẫu quy định của nghị định 158/2005/NĐ-CP (Cán bộ hộ tịch không còn phải viết tay các biểu mẫu)
Hệ thống in ra biểu mẫu thống kê số liệu theo mẫu báo cáo thống kê của Bộ Tư pháp ban hành theo nghị định 158/2005/NĐ-CP (Cán bộ tư pháp không phải thống kê cộng sổ).
Hệ thống tổng hợp số liệu của tất cả các xã gửi lên
In ra được các sổ đăng ký hộ tịch của các xã trên địa bàn đã gửi số liệu lên huyện
III. Phân hệ hộ tịch cấp tỉnh
Phân hệ hộ tịch cấp tỉnh đáp ứng tất cả các chức năng về đăng ký hộ tịch mà Sở Tư pháp phải làm (các trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài): Khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, giám hộ, nhận cha mẹ con, cỉa chính hộ tịch. Ngoài ra còn có chức năng cấp Lý lịch Tư pháp.
Hệ thống in được tất cả các biểu mẫu hộ tịch bản chính, bản sao mà cấp sở cung cấp cho công dân (cán bộ hộ tịch không phải viết tay các biểu mẫu).
Hệ thống in ra biểu mẫu thống kê số liệu theo mẫu báo cáo thống kê của Bộ Tư pháp ban hành theo nghị định 158/2005/NĐ-CP (Cán bộ tư pháp không phải thống kê cộng sổ).
Hệ thống in ra tất cả các mẫu sổ đăng ký hộ tịch mà cấp sở quản lý ( Sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký khai tử, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nhận nuôi con nuôi, sổ đăng ký giám hộ, sổ đăng ký nhận cha mẹ con, sổ đăng ký cải chính hộ tịch)
IV. Phần gửi nhận dữ liệu
Mô hình dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý hộ tịch là mô hình dữ liệu vừa tập trung, vừa phân tán. Mỗi xã có một cơ sở dữ liệu hộ tịch riêng của xã mình. Mỗi huyện có một cơ sở dữ liệu riêng của cấp huyện và dữ liệu đăng ký hộ tịch của các xã trong huyện đó.
Các dữ liệu đăng ký của các xã và các huyện sẽ được tập trung về một cơ sở dữ liệu chung của toàn tỉnh đặt tại sở Tư pháp. Phần gửi nhận dữ liệu được xây dựng nhằm trao đổi dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu của các cấp với nhau.
